Programa desenvolvido por Técnicos agiliza
trâmite de processos dentro da Receita Federal

Tempo de permanência de processos em setores é reduzido em quase 1.000 dias
A Portaria da Superintendência da Receita Federal da 7ª Região Fiscal n° 336, de 28 de abril de 2006, disciplinou e tornou obrigatório o uso do Sistema de Acompanhamento de Processos (SAP), que foi desenvolvido por dois Técnicos da Receita Federal e um servidor PCC da Delegacia da Receita Federal (DRF), em Vitória/ES. O SAP é um programa gerencial de controle dos processos em trâmite nas unidades administrativas da Receita Federal. O programa foi implantado em janeiro de 1999 e, posteriormente, estendido para todos os setores e unidades da DRF Vitória. Atualmente, o SAP controla cerca de 1 milhão de processos e além do Espírito Santo atende também unidades dos estados do Rio de Janeiro, São Paulo, Bahia, Pernambuco, Alagoas e Rio Grande do Sul. “A mudança é radical. Em pouco tempo se tem o total controle do andamento dos processos e a sua localização detalhada”, afirma o Técnico Cláudio Luiz Pontoppidan da Silva, do Serviço de Controle e Acompanhamento Tributário (Secat) da DRF Vitória/ES.

Cláudio Luiz foi responsável pela definição do programa e destaca que o SAP alcançou seus principais objetivos, entre eles: dar transparência ao contribuinte nos trâmites dos processos, aumentar a rotatividade dos processos, controlar a produtividade dos servidores, agilizar procedimentos e reduzir o tempo de permanência do processo em determinado setor. “Só para se ter uma idéia, quando da implantação do programa em janeiro de 1999, o setor de restituição gastava em média 1.100 dias para tomar qualquer providência no processo. Após a implantação e trabalhando de acordo com os parâmetros do SAP, esta média caiu para 112 dias em dezembro de 2005. Um resultado muito significativo”, ressalta o Técnico.

O programa é dividido em dois módulos:

I – Consulta Rápida - que é destinado ao contribuinte e aos Centro de Atendimento ao Contribuinte (CAC). Neste módulo o contribuinte fica sabendo do andamento do seu processo em tempo real e em que posição ele se encontra na fila. “Com esta organização, conseguimos reduzir o número de reclamações em relação a processos em 90%”, explica Cláudio Luiz.

II – Módulo Processo – módulo onde os processos são cadastrados e trabalhados. Após o cadastramento dos processos, o programa monitora todos os seus trâmites com informações detalhadas e precisas. Além disso, o programa coloca todos os processos em ordem cronológica para serem trabalhados, dando transparência ao contribuinte.

O procedimento de entrada e saída dos processos no SAP é extremamente simples e feito por meio de recebimento eletrônico (sem uso do papel). Para prevenir possíveis erros cometidos por servidores, o programa lista os processos que o funcionário pode receber ou pode dar saída. “Com esse procedimento, um funcionário só consegue trabalhar no processo se outro funcionário fizer a movimentação correta. Do contrário, o processo fica condicionado à correção do funcionário que trabalhou na etapa anterior”, explica Cláudio Luiz.

Com relação à segurança, o SAP se encaixa dentro dos padrões da Secretaria da Receita Federal (SRF). Além de registrar todas as informações, o programa informa também o servidor que trabalhou no processo e qual a máquina que foi utilizada para fazer determinada alteração. Na opção auditoria ainda ficam registradas todas as informações dos usuários que usaram o programa.

O Técnico destaca também que um dos grandes benefícios do SAP é que o custo do programa foi praticamente zero, pois foram utilizados os recursos disponíveis na SRF e nenhum equipamento especial foi necessário para a implantação.

De acordo com Cláudio Luiz, uma das falhas cometidas pela SRF na elaboração dos seus programas era dar prioridade na implantação do ambiente de produção deixando para posteriori o desenvolvimento dos gerenciais. Ele afirma que antes da implantação do SAP havia um volume excessivo de processos, falta de parâmetros para trabalho, falta de controle do andamento e reclamações constantes de contribuintes. “Antes da implantação do SAP, a Receita Federal tinha carência de um programa de controle gerencial de processos que abrangesse 100% dos processos de uma unidade. Os existentes, ou controlavam somente uma parte dos processos (Profisc, Sidade, Sief) ou não tinham gerenciais satisfatórios (Comprot)”, critica o Técnico.

No entanto, Cláudio Luiz acredita que a tendência é que os novos programas em desenvolvimento na SRF estão levando em consideração um número razoável de gerenciais. “Dessa forma, a SRF continua com sua evolução depois do salto tecnológico ocorrido nos últimos 10 anos, fazendo jus ao título de órgão de ponta da administração pública”.

O Técnico Cláudio Luiz atualmente faz parte da equipe oficial de desenvolvimento de programas de controle de processos da Secretaria da Receita Federal pela Cotec (Coordenação de Tecnologia) – módulo gerencial do SIEF – Processos e e-processo (processo digital).

Os demais servidores que criaram o programa são: o ex-Técnico Ricardo Caetano, hoje auditor-fiscal da DRF Manaus/AM, que trabalhou no desenvolvimento do SAP e Célio da Penha, PCC da Secat/DRF, em Vitória/ES, que atuou no teste piloto. O auditor-fiscal José Guilherme Nascimento da Silva passou a integrar a equipe de definidores a partir de 2001.